Gestire una cancellazione

Nel tuo business di affitti per ville in Sicilia, può accadere, a volte, di dover gestire una cancellazione da parte del cliente. Si consiglia quindi, di inserire all'interno del contratto di prenotazione delle politiche di cancellazione chiare e trasparenti per far fronte all'eventualità che ciò accada.
Inoltre, evidenziando sul contratto tali politiche, il cliente avrà chiaro fin da subito la procedura di cancellazione e ciò che essa prevede in termini di rimborso. Questo eviterà possibili controversie tra le due parti.

Come a gestire al meglio una richiesta di cancellazione:

1. Inserisci all'interno del contratto di prenotazione una politica di cancellazione chiara e trasparente.
2. Qualora si presenti la necessità per un cliente di dover cancellare la prenotazione, offri loro un alternativa se possibile. Un esempio potrebbe essere quello di spostare la prenotazione su un periodo diverso da quello riservato, nella misura in cui questo non inficia negativamente il tuo calendario delle prenotazioni. Puoi riflettere inoltre, sulla possibilità di confermare lo stesso periodo riportandolo all'anno successivo.
3. Suggerisci al cliente di controllare le politiche di cancellazione inserite sul contratto d'assicurazione di viaggio che avrebbe dovuto stipulare prima della partenza. Tali politiche spesso coprono impedimenti per cause di forza maggiore e malattia.
4. Suggerisci al cliente la possibilità di trasferire la prenotazione da lui confermata ad un parente o un amico.
5. Per far fronte al periodo vuoto a causa di una cancellazione, controlla eventuali richieste passate per lo stesso periodo alle quali non hai dato disponibilità. Il cliente potrebbe non aver ancora confermato un'altra casa vacanze.
6. Offri uno sconto inserendo una promozione “last minute” all'interno del piano tariffario.
7. Sii preparato all'eventualità di dover comunicare in modo trasparente e dettagliato le somme che il cliente in fase di cancellazione ha già pagato o che dovrebbe ancora saldare.

Di seguito un esempio di tabella di cancellazione da inserire nel tuo contratto di prenotazione, per comunicare i rimborsi previsti a seconda del periodo intercorso tra la richiesta di  cancellazione ed il periodo d'arrivo programmato dal cliente nella tua casa vacanze: